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"MTTBox è il tool per la gestione completa ed efficiente delle note spese in azienda"

Highlights

GESTIONE DEGLI ANTICIPI DI CASSA

Borsellino virtuale per l’erogazione degli anticipi in vista di future trasferte

GESTIONE DELLE NOTE SPESE

Creare, approvare e liquidare le spese in azienda

GESTIONE DEI RIMBORSI

Pagamento dei rimborsi / liquidazione delle note spese: possono essere usate tutte le modalità di rimborso spese
(per cassa, con bonifico o accredito in busta paga) da applicarsi secondo regole aziendali.

 

Fai volare i tuoi dipendenti
non le spese di trasferta

MTTBox
rimborsi spese in tempo reale

Vantaggi

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  • tool intuitivo
  • flessibile
  • user friendly
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  • automatizzazione dei processi che possono essere personalizzati in base alle esigenze del cliente
  • risparmio di tempo per chi viaggia e per il personale amministrativo
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  • di gestione del processo di rimborso
  • di trasferta attraverso un monitoraggio più puntuale dei rimborsi richiesti
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  • massimizzazione del ritorno di investimento in azienda

Funzionalità

Portfolio Container

  • Gestione dei flussi approvativi

    Flussi approvativi multilivello

    Garantiscono la corretta validazione ed approvazione delle note spese da parte dei responsabili aziendali; il motore applicativo di MTTBox permette di modificare tale flusso secondo le effettive esigenze del cliente.

  • Registrazione per tipologia di spesa

    Registrazione per tipologia di spesa

    Sono disponibili differenti tipologie configurabili tra le quali l'utente può scegliere per registrare le spese sostenute durante la trasferta, permettendone un’analisi puntuale.

  • Gestione degli anticipi di cassa

    Gestione degli anticipi di cassa

    Gestisce gli anticipi di cassa tramite borsellino virtuale.

    Ogni richiesta viene processata all’interno di uno specifico flusso approvativo che coinvolge il manager del trasfertista ed un utente di tesoreria, per l’erogazione dell'anticipo.

    L’anticipo erogato viene eroso dalle successive richieste di rimborso dell’utente, fino a suo completo esaurimento: eventuale residuo può essere reso all’azienda mediante restituzione del contante alla tesoreria 

  • Gestione dei km percorsi

    Gestione dei km percorsi

    Gestisce le tratte percorse e dei relativi rimborsi: i chilometri percorsi dal personale con un proprio automezzo possono essere registrati a consuntivo, dichiarando le località di partenza e di destinazione e le eventuali soste intermedie del percorso

  • Deleghe

    Deleghe

    Permette agli utenti di definire uno o più delegati in grado di creare, inserire ed approvare note spese, “in nome e per conto” dell’utente delegante. La delega può essere temporanea e gestita in completa autonomia da parte dell'utente.

  • Conservazione sostitutiva

    Conservazione sostitutiva

    Abilita la dematerializzazione dei giustificativi di spesa e la loro conservazione sostitutiva,  con notevoli benefici in termini di costi di stoccaggio, qualità del documento conservato, facilità di ricerca e recupero

  • Multiaziendale

    Multiaziendale

    Gestione di più company attraverso procedure Multi-aziendali.

  • Gestione automatica dei rimborsi

    Gestione automatica dei rimborsi

    Permette di esportare i dati relativi alle note spese approvate direttamente verso i sistemi di contabilità e Payroll, per una gestione automatica dell'intero processo di rimborso delle spese di trasferta,

  • Sistema Drag&Drop

    Sistema Drag&Drop

    permette di associare giustificativi, spese e note spese in modo rapido, intuitivo e performante

  • Controllo dei giustificativi

    Controllo dei giustificativi

    Servizio aggiuntivo che permette la validazione dei giustificativi digitali acquisiti per una rapida gestione delle note spese senza errori ed un più efficace monitoraggio delle spese sostenute. Possibilità di erogazione del servizio in cloud.

  • Gestione dei massimali e delle policy di spesa

    Gestione dei massimali e delle policy di spesa

    Gestisce i massimali di spesa a livello di singola spesa o di giornata di trasferta nel rispetto della policy aziendale: tali massimali possono costituire un limite insuperabile per la rendicontazione dell’utente, o generare alert automatici agli approvatori. 

     

  • Importazione spese prepagate

    Importazione spese prepagate

    Permette l'importazione automatica delle spese sostenute con carta di credito o dei prepagati sostenuti tramite una agenzia di viaggi convenzionata tramite tracciato di importazione standard. Le spese importate vengono rese automaticamente disponibili al viaggiatore all'interno del proprio cruscotto di gestione.

  • Integrazione dell’applicativo con sistemi ERP/HR

    Integrazione dell’applicativo:

    Si integra con i principali sistemi ERP ed HR per importare i dati relativi agli utenti ed all'organizzazione ed esportare i dati di spesa verso i sistemi gestionali, HR e Payroll

  • Reporting

    Creazione report

    Soddisfa le esigenze di reportistica ed analisi delle note spese in azienda attraverso l'elaborazione di report amministrativi ed analitici

  • App Mobile

    App Mobile

    E' disponibile una App Mobile multi-device per l’acquisizione dei giustificativi di spesa in completa mobilità.

  • Gestione giustificativi di spesa

    Gestione giustificativi di spesa

    L'utente può inserire una copia digitale dei propri giustificativi di spesa, sia mediante l'app mobile di MTTBox sia all'interno del proprio browser. Tali giustificativi possono essere allegati alle spese dichiarate dall'utente per maggiore completezza e controllo da parte degli approvatori e dell'amministrazione aziendale

Benefici

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Sostituzione dei flussi approvativi cartacei tradizionali, generalmente lenti e poco controllati, con un efficiente flusso approvativo digitale automatizzato

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Riduzione dei tempi di gestione delle note spese in azienda: compilazione e liquidazione delle note spesa in tempi più rapidi ed in modo efficiente

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Automatizzazione
delle richieste per gli anticipi di cassa

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Controllo delle spese
anche per singolo centro di costo

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Monitoraggio tramite report personalizzati di tutte le tipologie di spesa

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Applicazione delle politiche di viaggio relative ai massimali di spesa

Modalità Delivery

Utilizzo in cloud oppure on premises

In base alle necessità del cliente, MTTBox è disponibile in cloud ma anche come installazione on premises, direttamente sui server del cliente.

Entrambe le soluzioni presentano differenti vantaggi:

  • Set up rapido della soluzione standard
  • Abbattimento dei costi di gestione interni
  • Un unico canone per licenze d’uso e servizio
  • Rapidi e continui aggiornamenti delle funzionalità
  • Piena aderenza alle policy di sicurezza più stringenti
  • Controllo totale sulle modalità di accesso al sistema (ad esempio tramite VPN)
  • Gestione autonoma del servizio sistemistico

Il processo

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Contatti

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CST Consulting S.r.l.

Sede legale: via Camozzi, 111
24121 Bergamo (BG)

Sede operativa: via Manara, 2
20812 Limbiate (MB) 

tel. +39 035 239703 - fax +39 035 4501209 

email: marketing@cstconsulting.net
Sito ufficiale: www.cstconsulting.net

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